Gestão Documental - Legislação específica

LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA

O que é gestão documental?

É o arquivamento, manutenção e segurança de documentos, visando o tempo de utilidade até o seu vencimento denominado período prescricional.

Quais são as etapas para a manutenção de guarda de documentos empresarias?

Etapa 1 – As medidas de seguranças para o arquivamento: Os documentos são organizados, catalogados e limpos, reocupando-se com a sua digitalização como forma de assegurá-los contra o extravio, perda ou roubo. Sendo arquivados de acordo com cada finalidade (caixas, armários e outros).

Etapa 2 – Formas de seguranças: Vigilância da área com câmeras, guardas, restrições de pessoas ao acesso a área destinado ao arquivo.

Etapa 3 – A fase da intervenção: consiste de várias subfases desenvolvidas para assegurar a segurança e conservação dos documentos arquivados. Os documentos de maior valor para empresa é dedicado uma atenção redobrada de segurança, com locais apropriados para tal fim. Essas medidas são exemplificadas no uso de armários e salas com chaves onde o número e o acesso são restritos a poucas pessoas

A segurança do espaço físico destinado ao armazenamento dos documentos precisa ser pensada levando em conta as condições de conservação do prédio e sala, bem como o acesso facilitado para eventuais emergências como incêndio e infiltrações, no uso de sinalização de entrada e saida nesses casos.

Os documentos, para melhor conservação, são mantidos em um controle eficaz de segurança epidemiológica ao local destinado ao arquivamento destes, por exemplo contra baratas, cupins, traças e mofos.

A conservação dos documentos também se estende a limpeza dos mesmos, digitalização, backups em vários locais, para manter e assegurar a vida útil do documento.

Para que serve a gestão documental dentro de uma empresa?

A gestão documental serve para que os documentos sejam mantidos na melhor condição possível de conservação, organização, acesso e segurança. Dessa forma a empresa ganha em facilidade e agilidade na busca de informações quando necessário. Quanto maior o fluxo de documentos geridos pela empresa mais importante se faz a gestão desses documentos.

Quais são as vantagens de uma empresa que tem gestão documental?

A vantagem é a funcionalidade das informações, através dela a empresa ganha em rapidez para dispor das informações contidas no documento. Uma boa gestão documental permite agilizar processos à busca de documentos. Um bom administrador utiliza a gestão como ponto positivo para desenvolvimento da empresa, disponibilizando um banco de dados eficiente para vários setores dentro da empresa como administrativo, financeiro, humano e outros.

Caso o estudante tenha sido contratado para organizar um arquivo de empresa, qual seria o seu plano de ação para este arquivo central? Descreva detalhadamente.

Seu plano de ação consistiria em verificar quais são os documentos que precisariam e deveriam ser arquivados;

Definir ou vistoriar se o espaço destinado a eles são adequados a sua conservação e segurança. Com o espaço físico escolhido e modificado se for preciso para melhor acomodar os documentos, definir um padrão de  coletagem dos mesmo de acordo com os vários setores da empresa. Com os documentos em mãos, organizar, limpar e controlar sua utilidade e tempo de vida. Nesse momento, codifica-se as pasta, caixas e prateleiras, com letras alfabéticas e numéricas, de acordo com a característica da empresa. Antes de arquivados, define-se qual o melhor procedimento para copiar os originais, podendo ser através de digitalização, backups e outros

Os documentos de maior uso serão disponibilizados em locais de acesso mais rápido, como por exemplo, num arquivo com a digitalização dos originais ou armários lacrados com chave.

De acordo com o grau de valor dos documentos propor a empresa um monitoramento e restrição quanto ao acesso desses documentos. Como por exemplo, o monitoramento por meio de câmeras, segurança contra incêndio, e funcionários adequados para a segurança e integridade dos documentos arquivados.

Definir uma rotina com relação aos passos citados e principalmente monitorar e fazer a manutenção constante do arquivo, dependendo da empresa sugerir um estagiário para auxiliar esse processo.

O que é uma tabela de temporalidade? Para que serve? De exemplos de documentos que façam parte dessa tabela.

A Tabela de temporalidade, como o nome sugere, é uma forma ou instrumento de dispor o tempo de permanência que os documentos arquivados devem permanecer no arquivo. Como vimos todos os documentos possuem um tempo de vida útil alguns mais outros menos, chamamos de “período prescricional”. Na tabela além de dispormos do tempo de armazenamento pode direcionar qual fase de arquivamento ela deve seguir. Alguns arquivos passam por algumas fases como arquivo corrente (arquivo setorial), intermediário (central) e permanente. Serve para facilitar e agilizar a procura do documento, manter o documento somente pelo tempo necessário. A tabela também facilita na procura e responsabilidade das pessoas encarregadas de cada fase e etapa do arquivamento. Por exemplo, a empresa compra uma mercadoria, a nota fiscal passa pelo setor de estoque e compra, logo após o financeiro recebe manda para o contador, recebe de volta, e arquiva. A nota fiscal passou pela etapa corrente entre setores, intermediário, contador e financeiro e será direcionado para o permanente, num período de cinco anos até ser dado seu devido fim, incinerar ou passar numa maquina de picotar papel.